档案工作岗位责任制
一、分管档案工作领导职责
1.组织单位全体性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2.加强对档案工作的领导，将档案工作纳入单位的整体发展计划，列入单位议事日程，督促分管部门按上级和档案部门要求做好应做工作。
3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。
二、分管档案工作的部室领导职责
1.配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2.组织本单位人员学习档案法规，执行单位档案工作的规章制度。
3.疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
4.监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
5.负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
三、单位档案员职责
1.贯彻实施《档案法》、《江苏省档案管理条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2.对各有关部室形成的各种材料进行收集、整理、立卷和归档。坚持平时整理，根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
5.按规定向档案馆移交应进馆的档案。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交档案人员归档。
(一)本级文件
1.各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2.工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4.向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6.各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
8.反映本机关、本市重要活动的照片、音频和视频资料。
9.电报、重要电话记录、机关工作日记。
10.年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
11.本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
12.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
13.重要的人民来信及处理材料。
14.本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
15.本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1.上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本市工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2.各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本市时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3.上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4.上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1.有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2.有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3.有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4.有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
(四)下级文件材料
1.年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2.重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3.重要的名册、登记表。
4.大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。重要文书档案一式三份（其中一份交市档案馆）。
三、归档时间和方法
1.各部室印发的文件，由各部室文件起草人员收集，交由单位档案人员归档。
2.一项工作已完成时(包括一项工作已完成或一个会议已结束，一个问题已解决等)，由各部室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交单位档案人员归档。
3.外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由单位档案人员归档。
4.年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年五月底前交单位档案人员归档。
5、每年的六月底前进行一次全面、彻底的归档，各部室要把上年应归档而未归档的全部文件材料移交单位档案人员归档。
四、归档要求
1.应归档的文件、材料应由各部室相关人员配合单位档案人员收集齐全。
2.正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
3.归档文件材料应注意：检查公章是否加盖，文件标题是否齐全，日期是否标注，附件是否完整。
4.归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
5.归档的照片、音频、视频等资料要写上文字说明。
6.凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的形成时间顺序排列。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的利用工作，特制定以下制度：
1.本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理办法办理借阅手续。
2.外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关领导签字批准，方可查阅，不得借出。
3.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、撕毁等。特殊情况需复印或借出的，需经部门负责人批准，借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6.凡私自抄录、拍摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
档案保密管理制度
1.档案是单位的重要资源，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
2.凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
3.借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
4.外单位查阅档案，需持单位介绍信并经单位有关领导签字批准，任何单位和个人一律无权外供。
5.发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
6.不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
7.不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料外出。
8.单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。
档案库房管理制度
１.档案保管是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全的重要工作。
２.按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３.坚持“以防为主、防治结合”的方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４.加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５.库房要保持温度在摄氏14-24℃，相对湿度在45-60％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６.库房管理人员要做到经常打扫卫生，经常检查温湿度，每月清理一次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７.接交进档案室的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房；库房内严禁吸烟。
档案销毁制度
１．档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
２．档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
３.经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
４.档案销毁的审批按有关规定执行。
５.批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。
６.档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
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